文書保管（書類保管）サービス

よくいただくご質問

• Ｑ　文書管理とはなんでしょうか？
• Ａ　文書管理とは、企業や行政機関等の組織内において日々入手・作成する資料やドキュメント、レコード等の様々な文書類を、業務の円滑化や効率化・セキュリティ強化、業務承継等を目的に、入手・作成から伝達、保管そして廃棄までの「ライフサイクル」を一定のルールのもとに一元的に管理し、常に有効活用出来る環境を構築することをいいます。
• Ｑ　文書保管サービスを利用するメリットは？
• Ａ　預けている書類をWEB上で確認することができるため、文書管理に要する事務負担を軽減することができます。普段は利用しない文書を預けることで、オフィススペースが有効活用いただけるだけでなく、企業や機関の機密情報を専用セキュリティエリアで安全に管理することも可能となります。
• Ｑ　個人での利用は可能ですか？
• Ａ　申し訳ございませんが、当サービスは、法人・その他の団体または個人事業主（消費者契約法において消費者として保護されるものは含まない）に限らせて頂きます。
Ｑ　現在使用している文書箱はそのまま使えますか？
Ａ　幅33㎝ ｘ 奥行43㎝ ｘ 高さ30㎝程度のサイズであれば、そのままご使用頂けます。上記サイズに当てはまらない場合も保管可能な場合がありますのでご相談ください。文書箱には管理用のバーコードラベル（名刺大）を貼らせて頂きます。
• Ｑ　書庫に置いてある文書箱を引き取って頂けますか？
• Ａ　まずは現状（想定箱数、保管場所、搬出経路など）をインタビューさせて頂き、状況に応じて適切な車両、作業手配をご提案させて頂きます。
• Ｑ　キャビネットに入っている書類を預けたいのですが、入れるための箱を準備頂けますか？
• Ａ　倉庫へお預入前に文書箱（空箱）をお届けすることも可能です。文書箱（空箱）の販売もしておりますので、お申し付けください。文書箱（空箱）が何箱程度必要か分からない場合も大凡の数量を試算させて頂きますので、ご相談ください。
Ｑ　文書管理のWEBシステムはありますか？
Ａ　自社設計開発の文書管理専用システムをご用意しています。WEBから簡単に在庫照会やオーダーが可能で、倉庫連絡用掲示板などもご利用頂けます。廃棄期限の一か月前にお知らせし、廃棄か継続を再設定いただけるなど便利なサービスもございます。
Ｑ　保存期限について、最初に設定した保存期限を途中で変更することはできますか？
Ａ　期限１ヵ月以上前のご連絡であれば可能です。
また、保存期限の１ヵ月前に廃棄対象の箱をお知らせし、廃棄or継続保管の事前確認を致しますので、その際に保存期限を変更（延長）することも可能です。
Ｑ　文書の廃棄もお願いできますか？
Ａ　無開梱溶解処理サービスがご利用頂けます。文書専用保管エリアからそのまま溶解処理工場まで運搬し、箱のまま溶解設備に投入致しますので情報漏洩の心配がありません。
※ただし、溶解処理禁忌品に該当するもの（インクリボン、テープなど書類以外）は不可となります。
Ｑ　機密文書の重要性とは？
Ａ　機密文書の重要性は、情報の価値や潜在的なリスクを考えると明確です。機密情報が外部に漏れると、経済的な損失や競争上の不利益を引き起こす可能性があります。特に、営業秘密や顧客情報などは、他社による模倣や競合他社による顧客の奪取などのリスクを伴います。また、個人情報の漏洩は、利用者のプライバシーを侵害するだけでなく、法律違反にもなりかねません。これらの理由から、機密文書の適切な管理と保護は重要であり、組織や個人の信頼性や競争力を高める上で欠かせない取り組みです。
Ｑ　保管場所の選定方法は？
Ａ　機密文書の保管場所を選定する際には、以下の点に留意してください。まず、アクセス制限が厳重になるような場所を選ぶことが重要です。そのためには、閉鎖された建物や施錠可能な倉庫などが適切です。また、防犯設備が整っていることや、他の人々の目が届かないような場所を選ぶことも重要です。
Ｑ　アクセス制限の方法とは？
Ａ　機密文書のアクセス制限を確保するためには、以下の方法が有効です。まず、アクセス権限を限定することが大切です。機密情報に触れる必要のある人だけがアクセスできるようにしましょう。また、アクセスログを記録することも有効です。アクセスログによって、誰がいつ、どの文書にアクセスしたかが明確になります。さらに、二要素認証やパスワード強制変更などのセキュリティ対策を実施することも効果的です。文書専用倉庫では、文書箱を取り扱う作業員が限定されていますので安心です。