文書・書類保管40年以上の信頼と実績。業界最安水準の低価格で1箱からお預かり
富士ロジテックの文書専用倉庫にてお客様の文書、書類をお預かり。機密文書や重要書類を含むあらゆる文書が保管可能で、必要な時にすぐに取り出せます。長期に渡る経験と実績で文書・書類保管サービスは300社を超えるお客様にご利用いただいております。オフィススペースの有効活用、文書管理の適正化、法定保存文書の保存期間管理、コスト削減などにご活用ください。
文書保管（書類保管）サービスのメリット
文書保管（書類保管）サービスの特徴
専用の文書管理システムで簡単管理
文書保管（書類保管）サービス：オプション
文書保管（書類保管）サービス：よくいただくご質問と回答
文書保管（書類保管）サービスによるメリット
オフィススペースの有効活用
文書、書類の増加によりオフィススペースが逼迫してお困りではありませんか？快適なオフィス環境は社員のモチベーションや生産性の向上に繋がるほか、近年では社員間のコミュニケーション促進のためフリーアドレス制を導入する企業も少なくありません。現在のオフィスでこれを容易にする選択肢のひとつとして、文書保管サービスの利用をぜひご検討ください。すっきり広々とオフィスをご利用いただけるようになります。
文書管理の適正化
お預かりした文書は専用システムで一覧化。検索や取り出しも簡単で、法定保存文書の保存期間管理も容易なため、文書管理にかかるコストを大幅に削減可能。組織や担当者変更に影響されない管理体制を構築できます。
書類・文書保管サービスの特徴
【特徴１】リーズナブルな価格
業界最安水準の低価格で1箱からご利用可能！
首都圏から中部・東北エリアに広がる文書保管ネットワークがある富士ロジテックだからこそ、利用頻度の高い文書は首都圏エリアに、利用頻度の低い文書は地方エリアにと、利用頻度に応じた拠点の使い分けで更なるコスト削減も実現できます。
【特徴２】迅速なデリバリー
首都圏なら当日配送OK！
オフィスの延長のような使い勝手をご提供するために、首都圏なら専用車両による即日配送でお預かりした文書をお届けします！
※首都圏でも一部当日配送が不可な地域があります。
※地方エリア保管の場合でも翌営業日～翌々営業日にお届け可
※配達エリアについては都度ご相談を承ります
【特徴３】安心のセキュリティ
官公庁など公的機関
の文書取扱豊富
金融機関の帳票類
400坪を10年以上!
24時間365日警備。金融機関や官公庁文書保管の実績も豊富！
入退出管理により関係者以外の保存庫立ち入り禁止、24時間365日の警備を行っています。消火設備、耐震性に優れた倉庫での保管により、万全の防災体制を整えています。文書専用保管倉庫の為、他の物品と混在保存しないので安心です。
監視カメラ
24時間常駐巡回警備員
指紋認証センサー
メールでのお問い合わせはこちら専用の文書管理システムで簡単管理
保管文書の取り出しはWEBから簡単にオーダー自社設計開発の文書専用システムにより保管文書を管理できます。感覚的な操作で文書の検索や各種オーダーも可能。文書管理にかかる時間を大幅に削減可能です。
預けている文書は一覧で確認可能
様々な条件で検索できます
貸出・返却や新規預け入れなどを
システムから簡単にオーダーできます
廃棄期限お知らせサービス
廃棄期限の1月前に対象の箱をお知らせし、廃棄or継続保管（廃棄期限再設定）の案内を請求書と一緒に送付しています。
お預かり文書一覧
文書管理WEBオーダーシステム
| 新規預け入れ | ①専用箱に入れて番号を付ける ②WEBシステムから新規預入オーダー登録 ③定期便にて文書箱回収 |
|---|---|
| 入出庫方法 | ①WEBシステムにて貸出・返却オーダー ②定期便にてお届け・回収 |
書類・文書保管専用箱
サイズ：L390×W330×H260
・文書保管専用箱の販売も行っています
・底が二重になっています。
・サイズ標準内であれば専用箱以外での預け入れも可
オプション
また、お客様のご要望に合わせて下記のオプションサービスも組み合わせてご利用いただけます。
完全機密廃棄
お客様より不要と判断された保存箱は、無開梱のまま弊社の機密文書溶解処理サービスで溶解処理を行います。
溶解証明書を発行いたしますのでISO 14000（環境マネジメント）取得企業様に最適です。
溶解禁忌品が含まれる場合は都度ご相談となります。
書類・文書の電子化
スキャニング・電子化の専門業者と提携。
専門業者のもとでスキャニングを実施し、スキャニングを終えた文書箱を廃棄期限までお預かりいたします。
シームレスにサービスをご利用いただけます。
お預かり書類・文書例
書類には、法律で保管期間が決められているものがあります。お預かりしたものを当社で開封することはございませんが、データ記録上でよくお預かり登録頂く書類の例を以下に記載しています。
| 経理系書類 | 会計監査報告、仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、請求書、注文請書、契約書、見積書、源泉徴収簿など |
|---|---|
| 労務系書類 | 健康保険・厚生年金保険・雇用保険等に関する書類、賃金台帳、健康診断関連の書類他、従業員に関する書類など |
| 総務系書類 | 事業報告、産業廃棄物処理関連書類、社規・社則、株主名簿、議事録、登記・訴訟関係書類、社報・社内報、重要刊行物など |
| その他書類 | アンケート用紙、カルテ他、調査票など マニュアル、図面など |
よくいただくご質問
- Ｑ 文書管理とはなんでしょうか？
- Ａ 文書管理とは、企業や行政機関等の組織内において日々入手・作成する資料やドキュメント、レコード等の様々な文書類を、業務の円滑化や効率化・セキュリティ強化、業務承継等を目的に、入手・作成から伝達、保管そして廃棄までの「ライフサイクル」を一定のルールのもとに一元的に管理し、常に有効活用出来る環境を構築することをいいます。
- Ｑ 文書保管サービスを利用するメリットは？
- Ａ 預けている書類をWEB上で確認することができるため、文書管理に要する事務負担を軽減することができます。普段は利用しない文書を預けることで、オフィススペースが有効活用いただけるだけでなく、企業や機関の機密情報を専用セキュリティエリアで安全に管理することも可能となります。
- Ｑ 個人での利用は可能ですか？
- Ａ 申し訳ございませんが、当サービスは、法人・その他の団体または個人事業主（消費者契約法において消費者として保護されるものは含まない）に限らせて頂きます。
- Ｑ 現在使用している文書箱はそのまま使えますか？
- Ａ 幅33㎝ ｘ 奥行43㎝ ｘ 高さ30㎝程度のサイズであれば、そのままご使用頂けます。上記サイズに当てはまらない場合も保管可能な場合がありますのでご相談ください。文書箱には管理用のバーコードラベル（名刺大）を貼らせて頂きます。
- Ｑ WEB管理システムはありますか？
- Ａ 自社設計開発の文書管理専用システムをご用意しています。WEBから簡単に在庫照会やオーダーが可能で、倉庫連絡用掲示板などもご利用頂けます。廃棄期限の一か月前にお知らせし、廃棄か継続を再設定いただけるなど便利なサービスもございます。
- Ｑ 文書の廃棄もお願いできますか？
-
Ａ 無開梱溶解処理サービスがご利用頂けます。文書専用保管エリアからそのまま溶解処理工場まで運搬し、箱のまま溶解設備に投入致しますので情報漏洩の心配がありません。
※ただし、溶解処理禁忌品に該当するもの（インクリボン、テープなど書類以外）は不可となります。
