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文書保管(書類保管)サービス

文書保管・書類保管

文書・書類保管40年以上の信頼と実績。業界最安水準の低価格で1箱からお預かり

富士ロジテックの文書専用倉庫にてお客様の文書、書類をお預かり。機密文書や重要書類を含むあらゆる文書が保管可能で、必要な時にすぐに取り出せます。長期に渡る経験と実績で文書・書類保管サービスは300社を超えるお客様にご利用いただいております。オフィススペースの有効活用、文書管理の適正化、法定保存文書の保存期間管理、コスト削減などにご活用ください。

文書・書類保管:専用書庫から必要な時に取り出せる

文書保管(書類保管)サービスによるメリット

オフィススペースの有効活用

書類・文書保管によるオフィススペースの有効活用

文書、書類の増加によりオフィススペースが逼迫してお困りではありませんか?快適なオフィス環境は社員のモチベーションや生産性の向上に繋がるほか、近年では社員間のコミュニケーション促進のためフリーアドレス制を導入する企業も少なくありません。現在のオフィスでこれを容易にする選択肢のひとつとして、文書保管サービスの利用をぜひご検討ください。すっきり広々とオフィスをご利用いただけるようになります。

文書管理の適正化

書類・文書管理の適正化

お預かりした文書は専用システムで一覧化。検索や取り出しも簡単で、法定保存文書の保存期間管理も容易なため、文書管理にかかるコストを大幅に削減可能。組織や担当者変更に影響されない管理体制を構築できます。

書類・文書保管サービスの特徴

文書保管・書類保管の特徴

【特徴1】リーズナブルな価格

文書・書類保管エリアの使い分けで低価格を実現

業界最安水準の低価格で1箱からご利用可能!
首都圏から中部・東北エリアに広がる文書保管ネットワークがある富士ロジテックだからこそ、利用頻度の高い文書は首都圏エリアに、利用頻度の低い文書は地方エリアにと、利用頻度に応じた拠点の使い分けで更なるコスト削減も実現できます。

【特徴2】迅速なデリバリー

首都圏なら文書・書類の当日配送OK

首都圏なら当日配送OK!
オフィスの延長のような使い勝手をご提供するために、首都圏なら専用車両による即日配送でお預かりした文書をお届けします! ※首都圏でも一部当日配送が不可な地域があります。
※地方エリア保管の場合でも翌営業日~翌々営業日にお届け可
※配達エリアについては都度ご相談を承ります

【特徴3】安心のセキュリティ

官公庁など公的機関
の文書取扱豊富

金融機関の帳票類
400坪を10年以上!

24時間365日警備。金融機関や官公庁文書保管の実績も豊富!
入退出管理により関係者以外の保存庫立ち入り禁止、24時間365日の警備を行っています。消火設備、耐震性に優れた倉庫での保管により、万全の防災体制を整えています。文書専用保管倉庫の為、他の物品と混在保存しないので安心です。

文書・書類保管倉庫:監視カメラ 監視カメラ
文書・書類保管倉庫:24時間常駐巡回警備員 24時間常駐巡回警備員
文書・書類保管倉庫:指紋認証センサー 指紋認証センサー
(株)富士ロジテックホールディングス 首都圏事業部 への
 書類・文書保管に関するお問い合わせ
お電話での問い合わせ
03-5208-1151
(受付時間 月~金曜日 AM9:00~PM5:30)

専用の文書管理システムで簡単管理

保管文書の取り出しはWEBから簡単にオーダー自社設計開発の文書専用システムにより保管文書を管理できます。感覚的な操作で文書の検索や各種オーダーも可能。文書管理にかかる時間を大幅に削減可能です。

預けている文書は一覧で確認可能
様々な条件で検索できます

貸出・返却や新規預け入れなどを
システムから簡単にオーダーできます

廃棄期限お知らせサービス
廃棄期限の1月前に対象の箱をお知らせし、廃棄or継続保管(廃棄期限再設定)の案内を請求書と一緒に送付しています。

お預かり文書一覧

文書管理WEBオーダーシステム

新規預け入れ ①専用箱に入れて番号を付ける
②WEBシステムから新規預入オーダー登録
③定期便にて文書箱回収
入出庫方法 ①WEBシステムにて貸出・返却オーダー
②定期便にてお届け・回収

書類・文書保管専用箱

書類・文書保管専用箱

サイズ:L390×W330×H260
・文書保管専用箱の販売も行っています
・底が二重になっています。
・サイズ標準内であれば専用箱以外での預け入れも可

オプション

また、お客様のご要望に合わせて下記のオプションサービスも組み合わせてご利用いただけます。

完全機密廃棄 お客様より不要と判断された保存箱は、無開梱のまま弊社の機密文書溶解処理サービスで溶解処理を行います。
溶解証明書を発行いたしますのでISO 14000(環境マネジメント)取得企業様に最適です。
文書・書類の完全機密廃棄

溶解処理は原則として紙のみのお預かりの場合です。
溶解禁忌品が含まれる場合は都度ご相談となります。

書類・文書の電子化 スキャニング・電子化の専門業者と提携。
専門業者のもとでスキャニングを実施し、スキャニングを終えた文書箱を廃棄期限までお預かりいたします。
シームレスにサービスをご利用いただけます。
文書・書類の電子化

お預かり書類・文書例

書類には、法律で保管期間が決められているものがあります。お預かりしたものを当社で開封することはございませんが、データ記録上でよくお預かり登録頂く書類の例を以下に記載しています。

経理系書類 会計監査報告、仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、請求書、注文請書、契約書、見積書、源泉徴収簿など
労務系書類 健康保険・厚生年金保険・雇用保険等に関する書類、賃金台帳、健康診断関連の書類他、従業員に関する書類など
総務系書類 事業報告、産業廃棄物処理関連書類、社規・社則、株主名簿、議事録、登記・訴訟関係書類、社報・社内報、重要刊行物など
その他書類 アンケート用紙、カルテ他、調査票など
マニュアル、図面など

よくいただくご質問

  • Q 文書管理とはなんでしょうか?
  •  文書管理とは、企業や行政機関等の組織内において日々入手・作成する資料やドキュメント、レコード等の様々な文書類を、業務の円滑化や効率化・セキュリティ強化、業務承継等を目的に、入手・作成から伝達、保管そして廃棄までの「ライフサイクル」を一定のルールのもとに一元的に管理し、常に有効活用出来る環境を構築することをいいます。
  • Q 文書保管サービスを利用するメリットは?
  •  預けている書類をWEB上で確認することができるため、文書管理に要する事務負担を軽減することができます。普段は利用しない文書を預けることで、オフィススペースが有効活用いただけるだけでなく、企業や機関の機密情報を専用セキュリティエリアで安全に管理することも可能となります。
  • Q 個人での利用は可能ですか?
  •  申し訳ございませんが、当サービスは、法人・その他の団体または個人事業主(消費者契約法において消費者として保護されるものは含まない)に限らせて頂きます。
  • Q 現在使用している文書箱はそのまま使えますか?
  •  幅33㎝ x 奥行43㎝ x 高さ30㎝程度のサイズであれば、そのままご使用頂けます。上記サイズに当てはまらない場合も保管可能な場合がありますのでご相談ください。文書箱には管理用のバーコードラベル(名刺大)を貼らせて頂きます。
  • Q 書庫に置いてある文書箱を引き取って頂けますか?
  •  まずは現状(想定箱数、保管場所、搬出経路など)をインタビューさせて頂き、状況に応じて適切な車両、作業手配をご提案させて頂きます。
  • Q キャビネットに入っている書類を預けたいのですが、入れるための箱を準備頂けますか?
  •  倉庫へお預入前に文書箱(空箱)をお届けすることも可能です。文書箱(空箱)の販売もしておりますので、お申し付けください。文書箱(空箱)が何箱程度必要か分からない場合も大凡の数量を試算させて頂きますので、ご相談ください。
  • Q 文書管理のWEBシステムはありますか?
  •  自社設計開発の文書管理専用システムをご用意しています。WEBから簡単に在庫照会やオーダーが可能で、倉庫連絡用掲示板などもご利用頂けます。廃棄期限の一か月前にお知らせし、廃棄か継続を再設定いただけるなど便利なサービスもございます。
  • Q 保存期限について、最初に設定した保存期限を途中で変更することはできますか?
  •  期限1ヵ月以上前のご連絡であれば可能です。
    また、保存期限の1ヵ月前に廃棄対象の箱をお知らせし、廃棄or継続保管の事前確認を致しますので、その際に保存期限を変更(延長)することも可能です。
  • Q 文書の廃棄もお願いできますか?
  •  無開梱溶解処理サービスがご利用頂けます。文書専用保管エリアからそのまま溶解処理工場まで運搬し、箱のまま溶解設備に投入致しますので情報漏洩の心配がありません。
    ※ただし、溶解処理禁忌品に該当するもの(インクリボン、テープなど書類以外)は不可となります。
  • Q 機密文書の重要性とは?
  •  機密文書の重要性は、情報の価値や潜在的なリスクを考えると明確です。機密情報が外部に漏れると、経済的な損失や競争上の不利益を引き起こす可能性があります。特に、営業秘密や顧客情報などは、他社による模倣や競合他社による顧客の奪取などのリスクを伴います。また、個人情報の漏洩は、利用者のプライバシーを侵害するだけでなく、法律違反にもなりかねません。これらの理由から、機密文書の適切な管理と保護は重要であり、組織や個人の信頼性や競争力を高める上で欠かせない取り組みです。
  • Q 保管場所の選定方法は?
  •  機密文書の保管場所を選定する際には、以下の点に留意してください。まず、アクセス制限が厳重になるような場所を選ぶことが重要です。そのためには、閉鎖された建物や施錠可能な倉庫などが適切です。また、防犯設備が整っていることや、他の人々の目が届かないような場所を選ぶことも重要です。
  • Q アクセス制限の方法とは?
  •  機密文書のアクセス制限を確保するためには、以下の方法が有効です。まず、アクセス権限を限定することが大切です。機密情報に触れる必要のある人だけがアクセスできるようにしましょう。また、アクセスログを記録することも有効です。アクセスログによって、誰がいつ、どの文書にアクセスしたかが明確になります。さらに、二要素認証やパスワード強制変更などのセキュリティ対策を実施することも効果的です。文書専用倉庫では、文書箱を取り扱う作業員が限定されていますので安心です。

主な書類・文書の保管年数

保存期間が定められている主な書類・文書を以下に記載しております。

期間 種類 主な文書
永久 総務 定款,株主名簿,登記・訴訟関係書類,社規・社則に関する通達文書,社報・社内報および重要な刊行物,知的所有権に関する関係書類(特許証や登録証など),官公庁への提出文書や官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類,重要な権利や財産に関わる書類
人事 重要な人事に関する文書,労働組合との協定書
経理 決算・株式増資・中長期予算・年次予算・固定資産に関する書類
10年 総務 株主総会議事録他、重要会議の議事録,製品の取引に関する記録,社内全般の通達に関わる文書,福利厚生に関する重要な文書
経理 会計帳簿および事業に関する重要書類,各種計算書類および附属明細書(賃借対照表・損益計算書など)
7年 総務 源泉徴収関係書類,取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など)
人事 給与所得者の扶養控除等申請書,生命保険料・住宅取得・配偶者特別控除申告書
経理 取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など),決算に関して作成された文書,源泉徴収票,取引証憑書類(請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など),有価証券の取引に際して作成された証憑書,電子取引の取引情報に係る電磁的記録
5年 総務 有価証券の届出書や報告書など,産業廃棄物管理票の写し,事業報告
人事 従業員の身元保証書,健康診断個人票,雇用保険の被保険者に関する書類
経理 会計監査報告,監査報告,金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書・同申告書・同限度額変更申告書・同異動申告書・同勤務先異動申告書・同席廃止申告書などの写し
3年 総務 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し,業務日報、議事録、契約書など,什器・備品台帳
人事 労働者名簿,賃金台帳,労災保険・災害補償に関する書類,出張に関する書類,雇用、解雇、退職関連の書類,
1~2年 総務 社内の簡易な文書,来客記録
人事 雇用保険に関する書類,健康保険、厚生年金保険に関する書類,住所、姓名変更届,休暇届など
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